De Kracht van Samenwerking: Een Case Study met Topicus, Daan Verbree en Holland Innovative
In de dynamische wereld van medische softwareontwikkeling en compliance, is samenwerking tussen verschillende partijen van essentieel belang om te innoveren en tegelijkertijd te voldoen aan strenge wet- en regelgeving. Dit werd duidelijk in het interview met Lisette van Steinvoren-Stamsnijder (Holland Innovative) en Daan Verbree (Topicus), die hun ervaringen deelden over de samenwerking tussen Topicus en Holland Innovative.
In dit artikel nemen we een kijkje in de samenwerking tussen deze bedrijven, waarin verschillende expertisegebieden samenkomen om medische software te ontwikkelen die zowel veilig als compliant is. Waarbij Topicus de verbinding legt tussen zorgprofessionals voor de meest optimale samenwerking rondom en met de patiënt.
De samenwerking tussen Topicus en Holland Innovative begon via een gemeenschappelijke connectie in de medische technologie. Topicus, bekend om zijn softwareontwikkeling voor de gezondheidszorg, werkte samen met Holland Innovative, een organisatie die zich voor medische productontwikkeling richt op het opbouwen van technische documentatie, klinische evaluatie & het opzetten van kwaliteitssystemen om te voldoen aan medische regelgeving. Het verhaal van deze samenwerking begon niet als een rechtlijnig proces, maar als een zoektocht naar de juiste partners.
begon met een andere partij, maar na verloop van tijd bleek dat de klik niet aanwezig was. Door de positieve ervaringen van andere bedrijven, die in contact stonden met Holland Innovative, besloot Daan opnieuw een gesprek aan te gaan. Dit keer leidde de samenwerking naar de juiste match.
“Wat ik bijzonder vond aan de samenwerking met Holland Innovative was de manier waarop ze met ons mee dachten. Het is niet alleen het afvinken van vinkjes om compliant te zijn, maar ze kijken echt naar wat voor ons als bedrijf werkt,” aldus Daan.
Bij de ontwikkeling van medische software ligt de focus vaak niet alleen op de technische kant van het product, maar ook op de naleving van strikte regelgeving, zoals de Europese Medical Device Regulation (MDR). In het gesprek kwam naar voren hoe de focus bij Topicus aanvankelijk meer op snelheid en innovatie lag, maar hoe het besef langzaam doordrong dat het naleven van regelgeving niet zomaar een formaliteit is, maar een essentieel onderdeel van de productontwikkeling.
Daan Verbree lichtte toe: "In de softwarewereld werken we vaak snel. Als ik een idee heb, kan ik binnen twee maanden een product op de markt hebben. Maar bij de MDR gaat het niet zo snel. Dit besef is niet altijd gemakkelijk voor bedrijven die gewend zijn aan snelle innovaties. Toch is het noodzakelijk om vertragingen in een gecontroleerd proces te accepteren om de veiligheid en de naleving van de wet te waarborgen."
Lisette van Steinvoren-Stamsnijder benadrukte hoe belangrijk het is om de juiste balans te vinden tussen het creatieve proces en compliance. “Het is een leerproces voor beide partijen. Wij moesten de ruimte voor innovatie behouden, maar tegelijkertijd alles zo gestructureerd mogelijk aanpakken. Het was een uitdaging, maar uiteindelijk vonden we een goede werkbare manier.”
Een belangrijk element dat uit het gesprek naar voren kwam, was de open communicatie tussen de verschillende teams van Topicus Healthcare en Holland Innovative. Lisette gaf aan hoe ze continu met Daan en zijn team meedachten over de beste aanpak. Dit open gesprek over risico’s en oplossingen zorgde ervoor dat de teams samen werkten aan een oplossing die niet alleen technisch, maar ook praktisch werkbaar was.
“De belangrijkste les die we tot op heden geleerd hebben, is het belang van het communiceren van zorgen. In plaats van alleen de regels na te leven, moeten we ook kijken naar hoe die regels ons ontwikkelproces beïnvloeden. Dit is een continu proces van aanpassen, overleggen en opnieuw proberen,” zei Daan
Lisette bevestigde dit: "Het mooie aan onze samenwerking was dat we niet alleen naar de letter van de wet kijken maar dat we ook echt samen onderzoeken welke ruimte er tussen de regels zit."
De implementatie van een verbeterd MDR compliant kwaliteitsmanagementsysteem (QMS) binnen de bestaande systemen van Topicus was een uitdaging. Het bedrijf had al verschillende processen in gebruik, maar de noodzaak om deze te integreren in een compliant systeem was een nieuwe uitdaging. Daan legde uit hoe belangrijk het was om de medewerkers van Topicus te betrekken bij het proces. Daarnaast moest ook de technische documentatie voor 2 producten uitgebreid worden volgens de eïssen van de MDR; een hele klus!
“Wat we vaak zien, is dat bedrijven alleen maar naar de compliance kijken zonder de medewerkers mee te nemen in het proces. Bij Topicus Healthcare hebben we vanaf het begin iedereen bij het proces betrokken. Dit zorgt ervoor dat het niet alleen een formele verplichting is, maar dat het echt leeft binnen de organisatie,” aldus Lisette.
Daan voegde hieraan toe: “Door de medewerkers actief deel te laten nemen aan de besluitvorming, konden we het kwaliteitsmanagementsysteem effectiever implementeren. Mensen begrijpen nu waarom ze bepaalde keuzes maken en waarom die keuzes belangrijk zijn voor de veiligheid van het product.”
De samenwerking tussen Topicus Healthcare en Holland Innovative stond niet alleen in het teken van naleving van regelgeving, maar ook van flexibiliteit en vertrouwen. Daan Verbree gaf aan dat, hoewel het in de beginfase misschien niet altijd makkelijk was, de samenwerking uiteindelijk zijn vruchten afwierp.
"Wat ik waardeer in onze samenwerking is de flexibiliteit van Holland Innovative. Soms moest een proces aangepast worden of werd er een koerswijziging voorgesteld. In die gevallen hebben we altijd het vertrouwen gehad dat de keuzes in het belang van het project waren. Dit wederzijdse vertrouwen was essentieel om door de complexe fasen van het ontwikkelingsproces te navigeren," aldus Daan.
Lisette was het daarmee eens: “Je merkt echt dat er een solide relatie is opgebouwd waarin beide partijen elkaar respecteren en begrijpen. Dat is de basis voor een succesvolle samenwerking.”
Het resultaat van de samenwerking tussen Topicus en Holland Innovative is een voorbeeld van hoe innovatief denken en strikte naleving van regelgeving hand in hand kunnen gaan. Door een pragmatische aanpak te combineren met een open dialoog, hebben beide bedrijven niet alleen de juiste compliance bereikt, maar ook een product ontwikkeld dat veilig, effectief en toekomstbestendig is.
Wat deze samenwerking uniek maakt, is de manier waarop de teams van Topicus Healthcare en Holland Innovative elkaar aanvulden. Daan Verbree benadrukte: “De technische kennis van onze kant en de expertise van Holland Innovative in compliance en procesmanagement hebben elkaar perfect aangevuld. Dit is echt een gezamenlijke prestatie.”
Lisette voegde toe: “Wat we hebben geleerd is dat het niet gaat om het behalen van een checklist. Het gaat om het begrijpen van wat er nodig is voor een veilig en compliant product. En dat kan alleen door samen te werken, open te communiceren en elkaar continu uit te dagen.”
De samenwerking tussen Topicus Healthcare en Holland Innovative is een prachtig voorbeeld van hoe bedrijven in de hightech en medische sector succesvol kunnen samenwerken. Door de combinatie van technische innovatie, compliance en een open, flexibele samenwerking zijn ze erin geslaagd om het product “Spreekuur.nl & VIPlive” te ontwikkelen dat zowel innovatief als veilig is. Het is een proces dat laat zien hoe cruciaal het is om elkaar te vertrouwen, flexibel te blijven en altijd te blijven communiceren – een aanpak die onmiskenbaar tot succes leidt.